توجه : آیکن پرونده جدید تنها برای کاربرانی که ماژول پرونده را خریداری نموده اند و همچنین مجوز دسترسی ثبت پرونده جدید را دارند نمایش داده می شود.
با انتخاب گزینه پرونده جدید می توانید برای هر یک از مشتریان خود پرونده های متعددی برای محصولات و خدماتی که به آنها ارائه می نمائید ثبت کنید.
اگر ثبت پرونده را از روش دوم انتخاب کرده باشید فیلد نام شخص صاحب پرونده
به صورت خودکار پر خواهد شد در غیر این صورت در این فیلد نام شخصی که
پرونده متعلق به ایشان است را وارد نمایید.
از لیست کشویی مقابل فیلد گروه کالا نام کالایی که پرونده در رابطه با
ارائه خدمات با آن است را انتخاب کنید. درصورتی که کالای مورد نظر داخل
لیست کشویی نیست با استفاده از علامت + سبز رنگ می توانید آن را به لیست کشویی اضافه کنید.
به کمک این آیکن می توانید گزینه های گروه کالا، نوع پرونده، وضعیت پرونده، نحوه آشنایی را اضافه یا کم کنید
اگر ابتدا پروفایل شخص و سپس آیکن پرونده جدید را انتخاب کنید ( روش دوم انتخاب پرونده جدید ) نام صاحب پرونده به صورت خودکار ثبت می شود.
نوع پرونده : از لیست کشویی مقابل فیلد نوع پرونده خدماتی که قرار است در قبال کالا انجام شود را مشخص کنید برای مثال فروش، خدمات پس از فروش یا تمدید در صورتیکه نوع خدمت مورد ارائه در لیست کشویی وجود ندارد با کمک علامت + سبز رنگ آن را به لیست اضافه نمایید.
وضعیت پرونده : هر پرونده می تواند در سه وضعیت به صورت پیش فرض قرار گیرد یا پرونده در حال پیگیری است، یا انجام شده و پرونده کامل شده و یا موفق به انجام پرونده نشده اید و پرونده در وضعیت کنسل شد قرار می گیرد. وضعیت هر پرونده را می توانید از طریق فیلد وضعیت پرونده مشخص نمایید. درصورتی که در سازمان شما از عناوین دیگری برای وضعیت پرونده ها استفاده می شود می توانید این عنوان ها را به وسیله + سبز رنگ به لیست کشویی اضافه نمایید.
عنوان پرونده : برای هر پرونده می توانید نامی انتخاب کنید و در فیلد نام پرونده تایپ نمائید درصورتی که تمایل داشته باشید می توانید از دکمه ایجاد اتوماتیک نام پرونده استفاده کنید با انتخاب این دکمه یک نام با تلفیق نام شخص، نوع پرونده و کالا ایجاد خواهد شد.
کد پرونده : هر پرونده باید یک کد داشته باشد درصورتیکه شما از یک سیستم کد دهی خاص برای پرونده های خود استفاده می کنید می توانید آن را به صورت دستی در فیلد کد پرونده وارد نمائید در غیر این صورت نرم افزار این قابلیت را دارد که به صورت اتوماتیک به هر پرونده یک کد منحصر به فرد اختصاص دهد.
پیگیری کننده پرونده : مقابل فیلد پیگیری کننده یک لیست از اسامی پرسنل شرکت وجود دارد که در آن به صورت پیش فرض نام شما به عنوان پیگیری کننده این پرونده مشخص شده است در صورتی که تمایل دارید پرونده را به شخص، دیگری ارجاع دهید و یا اینکه شخص دیگری، همراه شما این پرونده را پیگیری نماید از این لیست اسامی مورد نظر را انتخاب نمایید.
برای انجام این پرونده می توانید یک محدوده زمانی تعریف کنید. برای این منظور تاریخ شروع و تاریخ تخمینی پایان را تنظیم کنید به طور پیش فرض نرم افزار برای انجام هر پرونده یک دوره زمانی یک ماهه را در نظر می گیرد. ولی می توانید این مدت زمان را به صورت دستی نیز تغییر دهید.
نحوه آشنایی پرونده : ممکن است شما با یک شخص مدت ها کار کرده باشید ولی ایشان از طریق یکی از بازاریابان با یکی از کالاهای شما آشنا شده باشد و لازم باشد در هنگام فروش آن کالا به آن بازاریاب پورسانتی تعلق گیرد و یا موارد مشابه برای این منظور لازم است با استفاده از فیلد نحوه آشنایی ، نحوه آشنایی که منجر به ایجاد این پرونده شده است را مشخص نمایید.
در نهایت می توانید آدرس و توضیحات لازم را روی پرونده درج نمائید و روی دکمه ثبت کلیک کنید.